Как перенести онлайн-школу на другую платформу без потерь

Переход на новую платформу почти всегда происходит под давлением: заканчивается тариф, старая система не справляется, появились ограничения по оплатам. В спешке школы теряют доступы, дублируют учеников и рвут активные продажи. Ниже — план, который снижает риски.

1. Зафиксируйте причину перехода

Сформулируйте, какую проблему решает новая система. «Старая неудобная» — не причина. «Нет рассрочки», «нельзя разделить роли», «слишком дорого при 2 000 учеников» — причина. От неё зависят критерии выбора и объём миграции. Сравните кандидатов в каталоге по этим критериям, а не по общему списку функций.

2. Составьте карту данных

Выпишите, что хранится в старой системе:

• база учеников и контакты;
• история заявок и сделок;
• оплаты, задолженности, рассрочки;
• курсы, уроки, файлы, тесты;
• расписание и посещения;
• роли сотрудников и права;
• шаблоны писем и сценарии.

Для каждого блока отметьте: переносим полностью, переносим частично или архивируем. Не переносите всё подряд — старые поля и мёртвые сегменты только усложнят новую систему.

3. Проверьте экспорт

До оплаты нового тарифа убедитесь, что старая платформа позволяет выгрузить базу и материалы. Если экспорт платный или недоступен, запросите его заранее. Сохраните копию на своём диске, а не только в личном кабинете.

Минимальный набор файлов:

• CSV с учениками и статусами;
• CSV с оплатами;
• архив учебных материалов;
• список активных доступов;
• инструкции для команды.

4. Выберите пилотную группу

Не переносите всю школу сразу. Возьмите один поток или 20–30 учеников. Проверьте полный путь: вход, оплата, доступ к уроку, домашнее задание, уведомление. Если что-то ломается, исправьте до массового переноса.

5. Синхронизируйте продажи

Активные заявки нельзя терять. Определите, где менеджеры работают в день переключения: в старой CRM, новой или в обеих. Назначьте ответственного за сверку. Лучше на один день ограничить новые заявки одним каналом, чем потерять половину лидов.

Если школа использует отдельную CRM и LMS, переносите их по очереди. Сначала учебную часть на каникулах, затем продажи. Или наоборот, если приближается набор.

6. Проверьте оплаты

Это самый рискованный блок. Убедитесь, что:

• старые подписки и рассрочки отображаются корректно;
• новые платежи проходят в тестовом режиме;
• доступ открывается автоматически;
• возвраты и отмены обрабатываются;
• бухгалтерия получает те же документы.

Сделайте несколько тестовых платежей на минимальную сумму и проверьте, как они выглядят в отчётах.

7. Настройте доступы и роли

Перенесите сотрудников до того, как откроете систему ученикам. Проверьте, что преподаватель видит свои группы, куратор — своих учеников, а администратор не получает лишних прав. Если в новой системе нет гибких ролей, договоритесь о регламенте вручную.

8. Подготовьте команду

Проведите короткое обучение по реальным сценариям: «пришла заявка», «ученик оплатил», «нужно перенести занятие», «ученик просит возврат». Сделайте памятку на одну страницу. Назначьте человека, к которому можно обратиться в первую неделю.

9. Предупредите учеников

Если меняется вход в кабинет или ссылка на уроки, отправьте сообщение заранее. Объясните, что делать, если пароль не подошёл. Подготовьте шаблон ответа для поддержки. Не меняйте всё в день оплаты следующего модуля.

10. Оставьте старую систему на месяц

Не отключайте её сразу после переноса. Держите доступ для сверки и выгрузки. Через 2–4 недели проверьте:

• все ли активные ученики зашли в новый кабинет;
• совпадают ли оплаты;
• нет ли дублей;
• работают ли уведомления;
• сколько обращений в поддержку.

Чек-лист миграции

• Причина перехода сформулирована.
• Данные выгружены и сохранены.
• Пилотная группа прошла полный путь.
• Активные заявки под контролем.
• Платежи и возвраты проверены.
• Роли и доступы настроены.
• Команда обучена, есть памятка.
• Ученики предупреждены.
• Старая система доступна для сверки.
• Назначен владелец новой системы.

Что делать, если миграция уже идёт

Сначала остановите массовый перенос и проверьте три вещи: оплаты, доступы и активные заявки. Затем составьте список расхождений и назначьте ответственных. Не пытайтесь исправить всё одновременно — это увеличивает хаос.

Вывод

Успешная миграция — это не скорость, а управляемая последовательность. Переносите пилотную группу, проверяйте деньги и доступы, сохраняйте старую систему для сверки. Если нужна новая платформа, начните с рубрик каталога и сравните 2–3 варианта по сценариям, а не по обещаниям на лендинге.